Efficiëntie & Innovatie: Automatisering in de industriële gassenindustrie
Klant
Vooraanstaand speler in de industriële gassenindustrie
Zo hebben we geholpen
Build, Optimize
Hoe kunnen we jou helpen?
Onze klant, een vooraanstaand speler in de industriële gassenindustrie, werd geconfronteerd met de uitdaging om repetitieve en tijdrovende administratieve taken te stroomlijnen. De verwerking van facturen, datamanagement en rapportages vereisten aanzienlijke menselijke inspanningen, wat leidde tot inefficiënties en fouten.
Om deze problemen aan te pakken, heeft onze klant gekozen voor geavanceerde automatiseringsoplossingen. Deze strategische beslissing was gericht op het verbeteren van de efficiëntie, het minimaliseren van fouten en het effectiever inzetten van resources. Cruciaal hierbij was de inzet van experts in automatisatie die nauw aansluiten bij de specifieke behoeften en bedrijfsprocessen.
Deze use case belicht hoe onze klant door middel van Robotic Process Automation (RPA) een aanzienlijke transformatie in operationele efficiëntie en effectiviteit heeft gerealiseerd.
Wat betekent dat concreet?
-
Innovatie in waarschuwings- en oproepsystemen: Telematic WhatsApp alerts voor techniekers
We hebben een revolutionaire stap gezet in het verbeteren van onze waarschuwings- en oproepsystemen voor techniekers in het depot. Onze klant stond voorheen voor de uitdaging om techniekers efficiënt op te roepen bij storingen of andere technische problemen, wat werd gedaan via een extern callcenter. Deze aanpak bracht extra kosten en administratieve lasten met zich mee.
Probleemstelling
De noodzaak om deze taken intern te beheren en mensen in moeilijk bereikbare gebieden snel en efficiënt te bereiken, was duidelijk. Vooral in gebieden met beperkte telefonische bereikbaarheid was een betrouwbaar en snel communicatiemiddel essentieel.
Technologische Oplossing
We hebben UiPath geïmplementeerd in combinatie met de MessageBird-connector en O365-connector om een geavanceerd waarschuwings- en oproepsysteem te creëren. De specifieke automatisering omvatte:
- Het uitlezen van mailboxen voor alarmen van gasinstallaties.
- Afhankelijk van het type alarm, het uitvoeren van een telefoontje en het versturen van een WhatsApp-bericht naar engineers, logistiek personeel in wacht, of een e-mail naar het depot.
- Na drie pogingen gaat het alarm over naar de tweede persoon van wacht; bij geen reactie naar de verantwoordelijke.
- Wekelijks een overzicht naar de personen van wacht over de wachtdiensten.
Meerwaarde van Automatisering
Deze geautomatiseerde aanpak heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering in interne beheersing en bereikbaarheid. De bot handelt nu ook de e-mailcommunicatie naar het depot af, een taak die voorheen buiten het bereik van het callcenter viel en handmatige interventies vereiste. Dit heeft geresulteerd in tijdsbesparing, snelle actie en efficiënte communicatie, wat essentieel is om personeel in kritieke situaties tijdig te bereiken.
-
Automatisering in factuurverwerking: Efficiëntieverbetering door het invoices project
In het Invoices Project bij onze klant hebben we ons gericht op het verbeteren van de factuurverwerking en het vastleggen van factuurgegevens. Het project pakte een cruciale uitdaging aan: de verwerking van facturen die binnenkwamen in verschillende gedeelde mailboxen, elk toegewezen aan een andere intercompany.
Probleemstelling
De facturen in deze mailboxen moesten handmatig worden gecontroleerd om te bevestigen dat ze in de juiste mailbox zaten, en om te verifiëren of het werkelijk om facturen/credits ging en niet om rappels, levernota’s, etc. Juiste facturen werden vervolgens handmatig opgeslagen in de juiste locatie. Deze tijdrovende taken waren foutgevoelig en vereisten veel menselijke inspanning.
Project Specifieke Automatisatie
Om dit proces te stroomlijnen, implementeerden we een automatiseringsoplossing met UiPath en O365 (connector):
- Automatisch uitlezen van shared mailboxen.
- PDF’s classificeren met behulp van keywords, IBAN-nummers (uitgaand/inkomend) en BTW-nummers (met Regular Expressions).
- Facturen automatisch naar de juiste SAP-folder sturen voor verdere verwerking.
Meerwaarde
Deze automatisering heeft geleid tot een significante tijdsbesparing en het voorkomen van fouten. Veelvoorkomende fouten, zoals het per ongeluk verslepen van e-mails in plaats van PDF’s, of het plaatsen van documenten in verkeerde mappen, zijn nu geëlimineerd. Dit project heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van onze factuurverwerkingsprocessen aanzienlijk verhoogd.
-
Automatisering van machinefouten: Telematics failures project
In het Telematics Failures Project hebben we ons gericht op het automatiseren van het resetten en opvolgen van foutmeldingen van machines. Dit project adresseert een belangrijk probleem in het beheer van onze apparatuur.
Probleemstelling
De uitdaging was het filteren van meldingen van apparaten om specifieke machines te resetten. In sommige gevallen mislukte deze resetpoging, waardoor de machine in een foutstatus bleef hangen. Handmatige interventie was nodig om de reset uit te voeren en te controleren of de machine na enkele uren nog steeds in de resetmodus stond, inclusief de bijbehorende logging. Deze standaardacties namen kostbare tijd in beslag die beter besteed kon worden aan andere processen.
Tooling en Project Specifieke Automatisatie
We hebben UiPath en een externe applicatiewebsite geïntegreerd met de O365-connector om de volgende taken te automatiseren:
- Inloggen op de website en het filteren van apparaten die gereset moeten worden.
- Het resetten van apparaten via de website.
- Het versturen van een waarschuwingsmail naar de verantwoordelijke bij meerdere mislukte resetpogingen.
Meerwaarde
Dit geautomatiseerd georkestreerde proces heeft geleid tot een soepelere reset en opvolging van machines. Het heeft de noodzaak voor menselijke tussenkomst in tijdrovende processen met 20% verminderd. Bovendien is de kans op menselijke vergeetachtigheid bij het volgen en opnieuw starten van processen met meer dan 60% afgenomen. Dit resulteert in een efficiëntere inzet van onze medewerkers en verbetert de betrouwbaarheid en effectiviteit van ons machinebeheer.
Onze klant is een internationaal bedrijf actief in de industriële gassenindustrie. Zij produceren en leveren zuurstof, stikstof, argon, koolstofdioxide, waterstof, helium, lasbeschermende gassen, speciale gassen, medische gassen en een breed scala aan gasmengsels.