Acceleration and Precision in the Food Industry: Automated Order Processing and Error-Free Efficiency
In an industry where quality and efficiency go hand in hand, our client faced the challenge of streamlining the processing of incoming orders. With a diverse range of products reaching customers across Europe, orders from key markets such as Germany and France were received through a time-consuming and error-prone manual system. These orders, essential for daily operations, required precise handling to fulfill the quality promise central to the company's mission.
The challenge was not only managing the complexity and variability of order information but also ensuring seamless integration with the existing ERP system to maximize operational efficiency. This case study examines how the implementation of an advanced automation solution, powered by UiPath technology, achieved the transformation of the order intake process.
What does that mean?
-
Lidlorder – verwerking van inkomende orders van klanten
Probleemstelling
Orders afkomstig uit Duitsland en Frankrijk arriveren in PDF-vorm, boordevol met details over producten, specificaties, hoeveelheden, en verzendgegevens vanuit het magazijn. Deze belangrijke documenten bereiken het bedrijf via e-mail en worden aangepakt tijdens het cruciale ‘order intake proces’. Tijdens dit proces worden de gegevens uit de PDF’s handmatig overgebracht naar het SAP-systeem, een taak die niet alleen tijdrovend is, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Dit handmatige overzetten verhoogt het risico op fouten aanzienlijk en legt een zware last op de schouders van de medewerker verantwoordelijk voor de orderverwerking. Daarnaast kan afwezigheid wegens ziekte van deze sleutelfiguur leiden tot vertragingen in het verdere verloop van het proces, wat de bedrijfsvoering verder compliceert.
Technologische omgeving
Uipath (unattended bot)
Project specifieke automatisatie
Het scannen van e-mails via Office365, verzonden door Lidl uit Duitsland of Frankrijk, is de eerste stap. Hierbij wordt de juiste link in de inhoud van de e-mail geïdentificeerd en gebruikt om de PDF-bestanden met ordergegevens op te halen via een HTTP-verzoek. Vervolgens worden deze PDF-bestanden zorgvuldig doorgenomen, waarbij relevante informatie voor elke bestelling wordt geëxtraheerd en ingevoerd in een webgebaseerde SAP-omgeving.
Na de verwerking worden de e-mails naar een specifieke eindmap verplaatst. Elk verwerkt order wordt bovendien geregistreerd in een Excel-bestand, waarin wordt bijgehouden of de verwerking succesvol was of niet. Tot slot wordt de klant automatisch via e-mail op de hoogte gesteld zodra het proces is voltooid, zodat er altijd helderheid is over de status van elke bestelling.
Meerwaarde
Het orderverwerkingsproces wordt nu driemaal per dag automatisch uitgevoerd, wat leidt tot een aanzienlijke toename in processtabiliteit en een significante verlaging van de kans op fouten. Aanvankelijk werden de uitvoerresultaten van de automatiseringssoftware nog handmatig gecontroleerd binnen het SAP-systeem. Echter, naarmate het vertrouwen in de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het geautomatiseerde proces groeide, werden deze controles geleidelijk afgeschaft.
Deze automatisering heeft geleid tot een tijdswinst van maar liefst 200% in vergelijking met de voorheen handmatige verwerking. Bovendien heeft de invoering van deze geautomatiseerde oplossing de foutmarge drastisch verlaagd. Dankzij de consistente en nauwkeurige interpretatie van gegevens is de foutmarge nu gereduceerd tot nul procent, wat de efficiëntie en betrouwbaarheid van het orderproces aanzienlijk heeft verbeterd.
As one of the leading producers in the European waffle industry, this company, with more than 200 dedicated employees, strives daily to deliver waffles of the highest quality. Their continuous efforts ensure that every waffle coming out of their ovens meets the strictest quality standards, ready to grace store shelves in Europe and delight consumers.