Versnelling en Precisie in de Voedselindustrie: Geautomatiseerde Orderverwerking en Foutloze Efficiëntie
In een industrie waar kwaliteit en efficiëntie hand in hand gaan, staat onze klant voor de uitdaging om de verwerking van inkomende orders te stroomlijnen. Met een diversiteit aan producten die hun weg vinden naar klanten in heel Europa, kwamen orders uit sleutelmarkten zoals Duitsland en Frankrijk binnen via een tijdrovend en foutgevoelig manueel systeem. Deze orders, essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering, vereisten een nauwkeurige afhandeling om de kwaliteitsbelofte waar te maken die centraal staat in de missie van het bedrijf.
De uitdaging was niet alleen het managen van de complexiteit en variabiliteit van de orderinformatie, maar ook het waarborgen van een naadloze integratie met het bestaande ERP-systeem om operationele efficiëntie te maximaliseren. In deze case wordt onderzocht hoe de implementatie van een geavanceerde automatiseringsoplossing, aangedreven door UiPath-technologie, de transformatie van het orderintakeproces heeft bewerkstelligd.
Wat betekent dat concreet?
-
Lidlorder – verwerking van inkomende orders van klanten
Probleemstelling
Orders afkomstig uit Duitsland en Frankrijk arriveren in PDF-vorm, boordevol met details over producten, specificaties, hoeveelheden, en verzendgegevens vanuit het magazijn. Deze belangrijke documenten bereiken het bedrijf via e-mail en worden aangepakt tijdens het cruciale ‘order intake proces’. Tijdens dit proces worden de gegevens uit de PDF’s handmatig overgebracht naar het SAP-systeem, een taak die niet alleen tijdrovend is, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Dit handmatige overzetten verhoogt het risico op fouten aanzienlijk en legt een zware last op de schouders van de medewerker verantwoordelijk voor de orderverwerking. Daarnaast kan afwezigheid wegens ziekte van deze sleutelfiguur leiden tot vertragingen in het verdere verloop van het proces, wat de bedrijfsvoering verder compliceert.
Technologische omgeving
Uipath (unattended bot)
Project specifieke automatisatie
Het scannen van e-mails via Office365, verzonden door Lidl uit Duitsland of Frankrijk, is de eerste stap. Hierbij wordt de juiste link in de inhoud van de e-mail geïdentificeerd en gebruikt om de PDF-bestanden met ordergegevens op te halen via een HTTP-verzoek. Vervolgens worden deze PDF-bestanden zorgvuldig doorgenomen, waarbij relevante informatie voor elke bestelling wordt geëxtraheerd en ingevoerd in een webgebaseerde SAP-omgeving.
Na de verwerking worden de e-mails naar een specifieke eindmap verplaatst. Elk verwerkt order wordt bovendien geregistreerd in een Excel-bestand, waarin wordt bijgehouden of de verwerking succesvol was of niet. Tot slot wordt de klant automatisch via e-mail op de hoogte gesteld zodra het proces is voltooid, zodat er altijd helderheid is over de status van elke bestelling.
Meerwaarde
Het orderverwerkingsproces wordt nu driemaal per dag automatisch uitgevoerd, wat leidt tot een aanzienlijke toename in processtabiliteit en een significante verlaging van de kans op fouten. Aanvankelijk werden de uitvoerresultaten van de automatiseringssoftware nog handmatig gecontroleerd binnen het SAP-systeem. Echter, naarmate het vertrouwen in de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het geautomatiseerde proces groeide, werden deze controles geleidelijk afgeschaft.
Deze automatisering heeft geleid tot een tijdswinst van maar liefst 200% in vergelijking met de voorheen handmatige verwerking. Bovendien heeft de invoering van deze geautomatiseerde oplossing de foutmarge drastisch verlaagd. Dankzij de consistente en nauwkeurige interpretatie van gegevens is de foutmarge nu gereduceerd tot nul procent, wat de efficiëntie en betrouwbaarheid van het orderproces aanzienlijk heeft verbeterd.
Als een van de toonaangevende producenten in de Europese wafelindustrie, zet dit bedrijf met meer dan 200 toegewijde medewerkers zich dagelijks in om wafels van de allerhoogste kwaliteit te leveren. Hun voortdurende inspanningen zorgen ervoor dat elke wafel die uit hun ovens komt, voldoet aan de strengste kwaliteitsnormen, klaar om de winkelrekken in Europa te sieren en consumenten te bekoren.