Optimization of invoicing processes
Daily operations involved manually processing invoicing information from Excel files into SAP, a time-consuming process with significant margins for error. Information such as customer data, product descriptions, and pricing details had to be carefully transferred—a process that was not only inefficient but also prone to errors.
What does that mean?
-
Manual Invoices – verwerking in SAP en opmaak PDF facturen
PROBLEEMSTELLING
Onze klant, een prominente speler in de Belgische gasindustrie, stond voor de uitdaging om hun facturatieproces te stroomlijnen. Dagelijks moesten essentiële facturatiegegevens, zoals klantnamen, -codes, adressen, productomschrijvingen, hoeveelheden, prijzen, en talen handmatig vanuit Excel-bestanden naar het SAP-systeem worden overgebracht. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook vatbaar voor invoerfouten, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het facturatieproces ondermijnde.
TECHNOLOGISCHE OMGEVING
Om deze uitdaging aan te gaan, werd gekozen voor een geavanceerde oplossing met UiPath-technologie. Deze technologie, bekend om zijn robuuste automatiseringsmogelijkheden, maakte het mogelijk om een naadloze overgang van gegevensverwerking naar facturatie te realiseren, geheel geautomatiseerd en geïntegreerd binnen de bestaande IT-infrastructuur van de klant.
PROJECT SPECIFIEKE AUTOMATISATIE
Het op maat gemaakte automatisatieproject omvatte verschillende sleutelcomponenten:
- Automatische extractie van relevante data uit Excel-bestanden en invoering in het SAP-systeem.
- Detectie en isolatie van onvolledige of incorrecte data naar een specifieke uitzonderingsmap, om verdere handmatige verwerking te vergemakkelijken.
- Extractie van het gegenereerde factuurnummer uit SAP, gevolgd door de creatie van een Word-document op basis van een vooraf gedefinieerde sjabloon.
- Conversie van het Word-document naar een PDF-formaat voor de definitieve factuur.
- Systematische archivering van de PDF-factuur in de juiste digitale map voor eenvoudige toegang en organisatie.
MEERWAARDE
De implementatie van deze automatiseringsoplossing heeft onze klant tal van voordelen opgeleverd:
- Significante tijdsbesparing en vermindering van manuele inspanningen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op meer waarde-toevoegende activiteiten.
- Versnelling van het facturatieproces met een hogere doorvoersnelheid dan de traditionele manuele methoden, wat resulteert in een verhoogde algemene productiviteit.
- Drastische reductie van menselijke fouten door automatisering, waardoor de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het facturatieproces aanzienlijk is verbeterd.
A leading Belgian company in the energy sector, specializing in gas transport. This independent firm is publicly traded and plays a crucial role in the energy supply.