Efficiency & Innovation: Automation in the Industrial Gases Industry

Our client, a leading player in the industrial gases industry, faced the challenge of streamlining repetitive and time-consuming administrative tasks. Invoice processing, data management, and reporting required significant human effort, leading to inefficiencies and errors. To address these issues, our client opted for advanced automation solutions. This strategic decision was aimed at improving efficiency, minimizing errors, and deploying resources more effectively. Crucial to this was the deployment of automation experts who closely align with specific needs and business processes. This use case highlights how our client achieved a significant transformation in operational efficiency and effectiveness through Robotic Process Automation (RPA).

Let us help you

Gascentrale

What does that mean?

  • Automatisering van chauffeursmonitoring: Een innovatieve doorbraak

    We stonden voor een significante uitdaging in onze backoffice-activiteiten, met name in de opvolging en planning van vrachtwagenchauffeurs. De handmatige monitoring en validatie van rij- en rusttijden van chauffeurs vergden veel inspanning, wat leidde tot inefficiënties en inconsistenties in data-interpretatie.

    Probleemstelling

    De intensieve handmatige verwerking van rijtijden en rusttijden resulteerde in interpretatieverschillen onder teamleden, wat de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van onze gegevens in gevaar bracht. Het doel was een oplossing te vinden die dit proces zou automatiseren, waardoor de afhankelijkheid van handmatig werk verminderd en de kans op interpretatieverschillen geëlimineerd zou worden.

    Technologische Oplossing

    De geïmplementeerde technologische oplossing in onze interne applicatie Melba, geautomatiseerd via UiPath, richtte zich op specifieke taken zoals:

    • Het controleren en aanpassen van de rijtijden van de chauffeurs conform de regels voor rust-, begin- en eindtijden.
    • Het controleren en aanpassen van de juiste nummerplaat indien deze voldoet aan bepaalde criteria.
    • Het controleren van het gewicht van de vracht.

     

    Meerwaarde van Automatisering

    Deze automatiseringsaanpak heeft een revolutionaire verbetering in efficiëntie gebracht. Taken die voorheen 15 minuten per rit in beslag namen, worden nu binnen slechts 2 minuten afgerond. Bovendien is de foutenmarge met ongeveer 70% verminderd, dankzij de consistente interpretatie van gegevens. Deze nauwkeurigheid en consistentie dragen bij aan de betrouwbaarheid en integriteit van onze gegevens, wat cruciaal is voor effectief en foutloos operationeel beheer. Dit resultaat onderstreept niet alleen de verbeterde efficiëntie, maar verzekert ook uniformiteit en precisie in onze gegevensverzameling en -analyse, wat essentieel is voor het naleven van de complexe regelgeving in onze sector.

     

     

  • Innovatie in waarschuwings- en oproepsystemen: Telematic WhatsApp alerts voor techniekers

    We hebben een revolutionaire stap gezet in het verbeteren van onze waarschuwings- en oproepsystemen voor techniekers in het depot. Onze klant stond voorheen voor de uitdaging om techniekers efficiënt op te roepen bij storingen of andere technische problemen, wat werd gedaan via een extern callcenter. Deze aanpak bracht extra kosten en administratieve lasten met zich mee.

    Probleemstelling

    De noodzaak om deze taken intern te beheren en mensen in moeilijk bereikbare gebieden snel en efficiënt te bereiken, was duidelijk. Vooral in gebieden met beperkte telefonische bereikbaarheid was een betrouwbaar en snel communicatiemiddel essentieel.

     

    Technologische Oplossing

    We hebben UiPath geïmplementeerd in combinatie met de MessageBird-connector en O365-connector om een geavanceerd waarschuwings- en oproepsysteem te creëren. De specifieke automatisering omvatte:

    • Het uitlezen van mailboxen voor alarmen van gasinstallaties.
    • Afhankelijk van het type alarm, het uitvoeren van een telefoontje en het versturen van een WhatsApp-bericht naar engineers, logistiek personeel in wacht, of een e-mail naar het depot.
    • Na drie pogingen gaat het alarm over naar de tweede persoon van wacht; bij geen reactie naar de verantwoordelijke.
    • Wekelijks een overzicht naar de personen van wacht over de wachtdiensten.

     

    Meerwaarde van Automatisering

    Deze geautomatiseerde aanpak heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering in interne beheersing en bereikbaarheid. De bot handelt nu ook de e-mailcommunicatie naar het depot af, een taak die voorheen buiten het bereik van het callcenter viel en handmatige interventies vereiste. Dit heeft geresulteerd in tijdsbesparing, snelle actie en efficiënte communicatie, wat essentieel is om personeel in kritieke situaties tijdig te bereiken.

  • Automatisering in factuurverwerking: Efficiëntieverbetering door het invoices project

    In het Invoices Project bij onze klant hebben we ons gericht op het verbeteren van de factuurverwerking en het vastleggen van factuurgegevens. Het project pakte een cruciale uitdaging aan: de verwerking van facturen die binnenkwamen in verschillende gedeelde mailboxen, elk toegewezen aan een andere intercompany.

    Probleemstelling

    De facturen in deze mailboxen moesten handmatig worden gecontroleerd om te bevestigen dat ze in de juiste mailbox zaten, en om te verifiëren of het werkelijk om facturen/credits ging en niet om rappels, levernota’s, etc. Juiste facturen werden vervolgens handmatig opgeslagen in de juiste locatie. Deze tijdrovende taken waren foutgevoelig en vereisten veel menselijke inspanning.

     

    Project Specifieke Automatisatie

    Om dit proces te stroomlijnen, implementeerden we een automatiseringsoplossing met UiPath en O365 (connector):

    • Automatisch uitlezen van shared mailboxen.
    • PDF’s classificeren met behulp van keywords, IBAN-nummers (uitgaand/inkomend) en BTW-nummers (met Regular Expressions).
    • Facturen automatisch naar de juiste SAP-folder sturen voor verdere verwerking.

     

    Meerwaarde

    Deze automatisering heeft geleid tot een significante tijdsbesparing en het voorkomen van fouten. Veelvoorkomende fouten, zoals het per ongeluk verslepen van e-mails in plaats van PDF’s, of het plaatsen van documenten in verkeerde mappen, zijn nu geëlimineerd. Dit project heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd, maar ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van onze factuurverwerkingsprocessen aanzienlijk verhoogd.

  • Automatisering van machinefouten: Telematics failures project

    In het Telematics Failures Project hebben we ons gericht op het automatiseren van het resetten en opvolgen van foutmeldingen van machines. Dit project adresseert een belangrijk probleem in het beheer van onze apparatuur.

    Probleemstelling

    De uitdaging was het filteren van meldingen van apparaten om specifieke machines te resetten. In sommige gevallen mislukte deze resetpoging, waardoor de machine in een foutstatus bleef hangen. Handmatige interventie was nodig om de reset uit te voeren en te controleren of de machine na enkele uren nog steeds in de resetmodus stond, inclusief de bijbehorende logging. Deze standaardacties namen kostbare tijd in beslag die beter besteed kon worden aan andere processen.

     

    Tooling en Project Specifieke Automatisatie

    We hebben UiPath en een externe applicatiewebsite geïntegreerd met de O365-connector om de volgende taken te automatiseren:

    • Inloggen op de website en het filteren van apparaten die gereset moeten worden.
    • Het resetten van apparaten via de website.
    • Het versturen van een waarschuwingsmail naar de verantwoordelijke bij meerdere mislukte resetpogingen.

     

    Meerwaarde

    Dit geautomatiseerd georkestreerde proces heeft geleid tot een soepelere reset en opvolging van machines. Het heeft de noodzaak voor menselijke tussenkomst in tijdrovende processen met 20% verminderd. Bovendien is de kans op menselijke vergeetachtigheid bij het volgen en opnieuw starten van processen met meer dan 60% afgenomen. Dit resulteert in een efficiëntere inzet van onze medewerkers en verbetert de betrouwbaarheid en effectiviteit van ons machinebeheer.

Our client is an international company active in the industrial gases industry. They produce and supply oxygen, nitrogen, argon, carbon dioxide, hydrogen, helium, welding shielding gases, specialty gases, medical gases, and a wide range of gas mixtures.

Curious about how we can streamline your administrative processes?