Innovatie in Retail: Automatisering van boekhoud processen

Probleemstelling

De uitdaging lag in het efficiënt ophalen van PDF-aankoopfacturen uit een extern leveranciersportaal. Dit proces betrof zowel de regelmatig voorkomende handelsfacturen als de minder frequente investeringsfacturen. Deze documenten moesten nauwkeurig worden opgeslagen in specifieke downloadmappen, georganiseerd per vestiging en boekingsperiode. Het proces was arbeidsintensief, met een aanzienlijk tijdsbeslag door het navigeren in Sharepoint, het identificeren van de juiste documenten en het correct overplaatsen van bestanden naar de overeenkomstige mappen.

Technologische Omgeving

De implementatie maakte gebruik van Power Automate Desktop, een tool voor het creëren van attended automatiseringsscripts.

Project Specifieke Automatisatie

De automatisatie omvatte de volgende stappen:

• Eenmalige handmatige synchronisatie van de Sharepoint-mappen van de leveranciers om een vereenvoudigde toegang tot de facturen te realiseren.
• Identificeren en selecteren van de twee verschillende types facturen uit de gesynchroniseerde mappen, ingedeeld per vestiging, jaar en week.
• Overzetten van deze facturen naar de desbetreffende mappen per vestiging.
• Genereren van een Excel-rapportage met het aantal opgehaalde facturen, gesorteerd per vestiging en tijdsperiode.

Meerwaarde:

De automatisatie heeft het factuurbeheerproces aanzienlijk versneld, waardoor taken nu 10 keer sneller worden voltooid dan bij handmatige uitvoering. De precisie is ook verbeterd, met een foutenmarge die bijna tot nul is teruggebracht, wat zorgt voor een consistente en correcte archivering van facturen in de juiste mappen.

Probleemstelling

Het verzamelen van financiële rapporten en dagelijkse journaalposten uit Sharepoint en deze op de juiste manier opslaan in elk winkeldossier per periode was een arbeidsintensief proces. Het vereiste gedetailleerd zoeken binnen Sharepoint, nauwkeurige selectie van het juiste document, de correcte winkel en de bijbehorende week, gevolgd door een repeterend proces van kopiëren en plakken naar de toegewezen mappen.

Technologische Omgeving

Voor dit project werd Power Automate Desktop ingezet, waarmee een attended bot werd gecreëerd voor het automatiseren van de workflow.

Project Specifieke Automatisatie

De geïmplementeerde automatiseringsprocedure omvatte:

• Het selecteren van twee typen rapporten uit de gesynchroniseerde mappen, met een onderscheid tussen .xlsx bestanden (dagelijkse journaalposten) en .csv bestanden (financiële rapporten).
• Het verplaatsen en hernoemen van deze rapporten binnen de specifieke mappenstructuur van elke vestiging.
• Het aanmaken van een submap voor de week, indien deze nog niet bestond in de winkeldossiers.
• Het opstellen van een Excel-overzicht met het aantal verkregen rapporten per vestiging.

Meerwaarde:

De automatisering resulteerde in:

• Een proces dat nu 10 keer sneller verloopt dan voorheen, toen de handelingen nog handmatig werden uitgevoerd.
• Een gegarandeerde correcte archivering van financiële documenten in de overeenkomstige mappen.
• Een foutloze hernoeming van bestanden, wat de nauwkeurigheid en toegankelijkheid van de gegevens verbetert.

Probleemstelling

De verwerking van kasverslagen, een cruciaal onderdeel van de financiële rapportage, vereist een gedetailleerde aanpak waarbij verkoopgegevens per betaalmiddel worden ontleed. Deze verslagen worden automatisch gegenereerd en opgeslagen, maar het handmatig overzetten van specifieke gegevens uit deze .csv-bestanden naar een Excel-sjabloon en de daaropvolgende boeking in het boekhoudpakket Venice omvat een reeks tijdrovende stappen. Deze stappen omvatten het navigeren naar submappen, het selecteren van gegevenscellen in Excel, en het verwerken binnen diverse schermen van Venice.

Technologische Omgeving

Dit proces wordt ondersteund door Power Automate Desktop, waarbij een attended bot wordt gebruikt voor het automatiseren van taken.

Project Specifieke Automatisatie

De ontwikkelde automatisatieprocedure omvat:

• Het wekelijks extraheren van kasverslagen per vestiging uit .csv-bestanden.
• Het kopiëren van geselecteerde gegevens uit deze verslagen naar het overeenkomstige weektabblad in een Excel-template.
• Het navigeren binnen het boekhoudpakket Venice naar de benodigde invoerpagina’s, met automatische afhandeling van diverse pop-upvensters, en het kopiëren van gegevens uit de Excel-template naar de boekingsgrid.
• Het genereren van een Excel-rapport met de verrichte acties en resultaten.

Meerwaarde

Door de bot in te zetten voor deze specifieke taken, wordt een hoge consistentie en precisie bereikt die bij handmatige uitvoering soms tekortschiet. Kasrapporten vereisen honderden muisklikken voor gegevensverwerking in zowel Excel als Venice. In tegenstelling tot menselijke gebruikers, ondervindt de bot geen vermoeidheid en kan het zonder fouten door het volledige proces navigeren, met een snelheidsverbetering tot wel vijf keer.

Probleemstelling

Dagelijks worden er talrijke banktransacties verwerkt, waaronder klantbetalingen via diverse betaalmethoden. Voor een accurate boekhouding is het essentieel dat alle transacties, verspreid over meerdere rekeningen, correct worden afgestemd en gemarkeerd binnen de boekhoudsoftware voor een bepaalde periode. Het handmatig markeren van de juiste transacties in de software kan ingewikkeld zijn, gezien het vaak om honderden rijen per rekening gaat.

Technologische Omgeving

Deze taak wordt ondersteund door Power Automate Desktop, waarbij gebruikgemaakt wordt van een attended bot.

Project Specifieke Automatisatie

De automatisatie houdt in:

• Een aparte uitvoering voor elke vestiging, waarbij gebruikers vooraf handmatig de betreffende vestiging kiezen via een dialoogvenster.
• Navigeren naar de juiste pagina binnen de boekhoudsoftware Venice, rekening houdend met diverse pop-ups, en vervolgens de relevante transacties markeren in een drop-down menu voor elk van de 58 rekeningen.
• Als de totale reconciliatie niet klopt (de som van de bedragen van de gemarkeerde transacties niet op nul uitkomt), pauzeert de bot voor menselijke interventie. Na correctie kan de medewerker de bot opnieuw activeren om het proces af te ronden.
• Het genereren van een rapport in Excel van de uitgevoerde taken.

Meerwaarde

Waar menselijke medewerkers fouten kunnen maken door onjuiste rijen aan te vinken of transacties over het hoofd te zien – een risico dat toeneemt bij grote hoeveelheden data die minimale verschillen vertonen – elimineert de bot dergelijke foutmarges. Hierdoor is de bot niet alleen nauwkeuriger, maar ook aanzienlijk sneller in het afhandelen van financiële reconciliaties.

Probleemstelling

Het samenstellen van de jaarlijkse BTW-klantenlijst, met facturen uitgegeven aan klanten van een grote supermarktketen, vereiste aanzienlijke manuele inspanningen. Dagelijks moesten medewerkers de benodigde bestanden ophalen van Sharepoint, deze verwerken en de data integreren in een jaarlijkse verzamellijst, met daaropvolgend een controle op ontbrekende of dubbele factuurnummers. Deze repetitieve en foutgevoelige taak vergde het zorgvuldig doorzoeken van grote hoeveelheden data.

Technologische Omgeving

De procedure is geautomatiseerd met Power Automate Desktop, waarbij een attended bot het proces ondersteunt.

Project Specifieke Automatisatie

De automatisatie behelst:

• Het ophalen van BTW-facturen uit de gesynchroniseerde mappen en deze ordenen in de juiste wekelijkse en vestigingsspecifieke mappen.
• Het kopiëren van de factuurgegevens naar een jaarlijks Excel-macrobestand (.xlsm).
• Het automatisch controleren op ontbrekende of dubbele factuurnummers door middel van een macro die de bedragen sorteert en controleert op opeenvolging.
• Het versturen van rapportages over eventuele inconsistenties naar de betreffende vestigingen.
• Het samenstellen van een Excel-rapportage met de resultaten van de automatisatie.

Meerwaarde

De ingezette bot is in staat om:

• In een kwestie van seconden, met hoge snelheid en zonder Excel te openen, duplicaten of ontbrekende factuurnummers te identificeren, werkend op de achtergrond.
• De nauwkeurigheid te verhogen in vergelijking met handmatige processen, waarbij het risico bestaat dat medewerkers fouten maken bij het doorzoeken van grote hoeveelheden data.

Probleemstelling

Bij elke loonverwerking ontvangt het bedrijf van het sociaal secretariaat zowel de factuur als de loonboeking in twee bestandsformaten: .txt en .pdf. Het .txt-bestand dient te worden omgezet naar een Excel-indeling en opgenomen in een gestandaardiseerd sjabloon. Slechts de relevante gegevens worden geselecteerd voor verdere verwerking als een diverse boeking in het boekhoudsysteem Venice. Dit proces omvat verschillende stappen, waaronder het openen van toepassingen, het verplaatsen van bestanden en het nauwkeurig kopiëren en plakken van gegevens.

Technologische Omgeving

Deze taak wordt gefaciliteerd door Power Automate Desktop, waar een attended bot is geïmplementeerd om het proces te automatiseren.

Project Specifieke Automatisatie

De automatisatieprocedure omvat de volgende acties:

• Het scannen van e-mails in Outlook voor specifieke berichten van het sociaal secretariaat en het ophalen van de .txt-bijlage met daarin verschillende rekeninginformatie gerelateerd aan de loonperiode.
• Het converteren van het .txt-bestand naar een werkbaar Excel-formaat.
• Het toevoegen van debet- en creditkolommen aan het Excel-bestand, het berekenen en invullen van het saldo.
• Navigeren binnen het boekhoudsysteem Venice om een nieuwe boeking te maken, rekening houdend met verschillende pop-upschermen, en het kopiëren van de gegevens van alle 45-, 6- en 7-rekeningnummers uit Excel naar een tabel in Venice.
• Het opstellen van een Excel-rapportage over het voltooide werk.

Meerwaarde

De bot automatiseert het openen van e-mails en het opslaan van bijlagen zonder handmatige klikken, evenals het omzetten van het .txt-bestand naar Excel, waardoor de efficiëntie van het verwerkingsproces toeneemt. In tegenstelling tot handmatige verwerking, selecteert de bot consistent de juiste cellen en voegt deze foutloos in binnen het Venice-systeem.

Probleemstelling

Het proces voor het verzamelen van financiële data van een webplatform en het overbrengen van deze informatie naar een centraal Excel-dashboard, samen met het integreren van gegevens uit het bronbestand “Budgetten per Week.xlsx” naar datzelfde dashboard, was tijdrovend en foutgevoelig. Medewerkers moesten handmatig datacellen selecteren en de inhoud ervan kopiëren naar de overeenkomstige locaties in het dashboard. Dit vereiste een grote mate van nauwkeurigheid en kostte veel tijd.

Technologische Omgeving

UiPath-technologie werd gebruikt om een attended bot te creëren die de benodigde automatisering kon uitvoeren.

Project Specifieke Automatisatie

De ontwikkelde automatisering betrof:

• Het extraheren van financiële resultaten, inclusief cijfers en percentages, van verschillende filialen uit zowel de PallasBI-website als uit het Excel-bronbestand.
• Het nauwkeurig wegschrijven van al deze resultaten naar de juiste cellen in het Excel-rapportagebestand “Dashboard.xlsx”, waarbij rekening werd gehouden met de betreffende periode en vestiging, en geplaatst werd op het correcte Excel-werkblad.

Meerwaarde

Doordat de bron- en doel-Excelbestanden een overeenkomstige structuur hebben, kan de bot consistent en nauwkeurig de juiste cellen selecteren, kopiëren en plakken zonder dat het scherm hoeft te worden geopend. In tegenstelling tot handmatige verwerking, waarbij medewerkers afhankelijk zijn van het toetsenbord en de muis, verhoogt deze aanpak de snelheid van gegevensverwerking aanzienlijk en verlaagt het de kans op fouten tot bijna nul.