Efficiëntieverbetering in Logistiek en Financiën
Onze klant, een gerenommeerde aanbieder van geïntegreerde supply chain-logistiek en intermodale transportoplossingen, staat bekend om zijn specialisme in het faciliteren van transport en logistiek tussen het Verenigd Koninkrijk & Ierland en het Europese vasteland. Vanuit hun centrale hub in Zeebrugge bedienen ze een uitgebreid netwerk dat meer dan 35 Europese landen omvat.
Deze logistieke expert stond echter voor een significante uitdaging: de efficiëntie van hun operationele processen werd belemmerd door repetitieve en tijdrovende taken binnen hun logistieke en financiële afdelingen. Van factuurverwerking en orderbeheer tot gegevensupdates en rapportgeneratie, de processen vereisten substantiële menselijke inspanningen, wat leidde tot vertragingen, fouten en een beperkte schaalbaarheid. Het was duidelijk dat waardevolle tijd van hun medewerkers werd besteed aan routineuze taken, die hen afhielden van het richten op strategische activiteiten.
In reactie hierop heeft onze klant geïnvesteerd in technologische oplossingen om hun interne processen te optimaliseren, waarmee ze de efficiëntie verhoogden, fouten minimaliseerden en hun resources effectiever inzetten. Cruciaal in deze stap was niet alleen de automatiseringsexpertise, maar ook het inzicht van experts om de specifieke behoeften en processen van de klant te begrijpen en hierop aan te sluiten.
Dankzij deze strategische aanpak heeft onze klant aanzienlijke verbeteringen waargenomen in de snelheid, nauwkeurigheid en schaalbaarheid van hun interne processen. Hun teams kunnen nu hun aandacht richten op meer strategische initiatieven, met de zekerheid dat hun operationele basis solide en efficiënt is.
Wat betekent dat concreet?
-
Verbetering van de Pakbonverwerking
Probleemstelling
De backoffice werd geconfronteerd met een significante uitdaging door de vereiste handmatige inspanningen bij het invoeren van pakbonnen voor geplande transporten. Er was een dringende behoefte aan een geautomatiseerde oplossing om de afhankelijkheid van handmatige processen te verminderen.
Technologische Omgeving
De externe website van Lidl, in combinatie met de automatiseringstechnologie van UiPath, vormde het platform voor de ontwikkeling van een gestroomlijnde verwerkingsoplossing.
Project Specifieke Automatisatie
De implementatie van de automatisatie bestond uit:
- Geautomatiseerde controles van gereserveerde leveringsslots over verschillende landen en locaties heen, met aandacht voor het type lading en de beschikbaarheid over de geplande dagen.
- Verificatie van de status van pakbonnen, of ze reeds geüpload en beschikbaar waren op de website van Lidl.
- Het creëren van een logbestand voor elke run, om de uitvoering en nauwkeurigheid te monitoren.
Meerwaarde
De automatisatie leverde aanzienlijke voordelen op:
- Een verbeterde efficiëntie in backoffice-operaties door een aanzienlijke reductie in de tijd besteed aan repetitieve taken.
- Medewerkers konden zich richten op taken met hogere waarde, dankzij de tijdsbesparing.
- De verwerkingstijd, eerder gemiddeld vijf minuten per pakbon, werd teruggebracht tot twee minuten, met een verificatie van ongeveer tweehonderd slots per run.
Deze automatiseringsinitiatieven hebben het mogelijk gemaakt voor de backoffice om processen te versnellen en de operationele efficiëntie aanzienlijk te verhogen, wat de weg vrijmaakt voor een grotere focus op strategische en bedrijfscritieke activiteiten.
-
Boeking van Lidl Orders
Probleemstelling
De backoffice moest handmatige verwerkingen uitvoeren voor het boeken van leveringen via de klantwebsite en de eigen commerciële module. Het doel was om een automatiseringsoplossing te implementeren die de noodzaak van manuele interventie en de daarmee gepaard gaande foutenmarge zou verkleinen.
Technologische Omgeving
De combinatie van de externe Lidl-website en de interne commerciële tool, aangestuurd door UiPath-technologie, vormde het fundament voor de vereiste automatisering.
Project Specifieke Automatisatie
De automatisering omvatte een aantal kritieke acties:
- Het uitlezen van een Excel-lijst met orders.
- Het samenstellen van referenties aan de hand van een aantal vastgestelde parameters.
- Het identificeren en boeken van het eerste beschikbare slot voor de betreffende order op de Lidl-website, met inachtneming van land, locatie, type en orderdatum.
- Het vastleggen van de geboekte slotreferentie die door de Lidl-website wordt verstrekt.
- Het lokaliseren van de order in de commerciële module van de klant en het bijwerken daarvan met de geboekte tijd en verworven referentie.
- Het creëren van een logbestand na elke run voor procesverificatie en -optimalisatie.
Meerwaarde
De ingezette automatisering heeft geleid tot:
- Een significante toename van de backoffice efficiëntie, door het verminderen van de tijd die nodig is voor herhaaldelijke taken.
- Medewerkers hebben de gelegenheid gekregen om zich te concentreren op andere, meer kritieke processen binnen de organisatie, door de vrijgekomen tijd dankzij de automatisering.
-
Financiële Procesverbetering: Automatisering van Claimaanmaak
Probleemstelling
Medewerkers binnen de financiële afdeling waren aanzienlijk veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van e-mails om claims te genereren. Dit vereiste het selecteren van relevante berichten, het aanmaken van een nieuwe claim in het systeem, en het toevoegen van specifieke gegevens voordat de e-mail kon worden gearchiveerd. Deze procedure was tijdrovend en beperkte de capaciteit voor andere werkzaamheden.
Technologische Omgeving
De gebruikte technologieën omvatten Microsoft Outlook en een interne claimmodule, ondersteund door UiPath voor het automatiseren van de processen.
Project Specifieke Automatisatie
De automatisatie van de claimaanmaak omvatte de volgende stappen:
- Het scannen van gedeelde mailboxen voor e-mails die voldoen aan bepaalde criteria (specifieke sleutelwoorden en Excel-bijlagen).
- Het opzoeken van de corresponderende levering in het systeem en het aanmaken van een nieuwe claim.
- Het invoeren van de relevante gegevens uit de e-mail in de aangemaakte claim.
- Het updaten van het onderwerp van de e-mail met het nummer van de gegenereerde claim.
- Het verplaatsen van de verwerkte e-mail naar een andere gedeelde mailbox voor verdere acties door andere processen.
- Het aanmaken van een logbestand na elke run om het proces te monitoren en te verifiëren.
Meerwaarde
Dankzij de automatisering van dit proces is de tijd besteed aan het verwerken van claims met 70% gereduceerd. Dit stelt het backofficepersoneel in staat om hun aandacht te richten op meer strategische taken. De gegenereerde logbestanden bieden bovendien inzichtelijke data die toekomstige processen en besluitvorming kunnen ondersteunen.
-
Automatisch aanmaken van Claims
Probleemstelling
De medewerkers moeten e-mails in hun mailbox selecteren en op basis van de ontvangen informatie claims aanmaken in hun eigen module (Claims). Ze moeten de juiste levering opzoeken, een nieuwe claim aanmaken en aanvullende parameters invoeren. Vervolgens moeten ze de e-mail archiveren in de module, wat veel tijd in beslag neemt.
Technologische omgeving
Outlook Interen module (Claims) –UIPATH
Project specifieke automatisatie
- Uitlezen shared mailboxen
- Mail die aan specifieke voorwaarde voldoet (mail met bepaalde keywords + xls bijlage)
- De levering in de module wordt opgezocht, en hieronder wordt een nieuwe claim voor aangemaakt
- In de claim wordt de gelverde data ingevoerd
- De mail krijgt een nieuwe subject met de aangemaakte claimNr
- De mail wordt verplaatst naar een andere sharedbox (pick up door ander process)
- Log bestand na elke run
Meerwaarde
De verwerkingtijd werd met 70% gereduceerd waardoor de backoffice zich op andere zaken kan focussen. De geautomatiseerde log’s zorgen voor een inzicht waar nodig in de toekomst.
-
Financiële Procesoptimalisatie: Automatisering van POD en schadeloosstelling documentatie
Probleemstelling
Het backoffice team ondervindt significante handmatige belasting bij het opstellen en verzenden van e-mails naar klanten met betrekking tot Proof of Delivery (POD) en schadeloosstelling documenten.
Technologische Omgeving
De oplossing maakt gebruik van Microsoft Outlook, een interne claims-module, UiPath voor procesautomatisering, en SQL Stored Procedures voor databeheer.
Project Specifieke Automatisatie
Het geautomatiseerde systeem faciliteert de volgende taken:
- Ophalen van de taaklijst via SQL Stored Procedures.
- Downloaden van de benodigde PDF-documenten (factuur en POD), inclusief het splitsen van bestanden indien ze te groot zijn.
- Versturen van e-mails naar klanten met de factuur en POD, op voorwaarde dat beide documenten beschikbaar zijn.
- Aanmaken van een schadeloosstelling brief en het verzenden hiervan naar de interne mailbox samen met de benodigde informatie.
- Rapporteren van de status terug naar het systeem via SQL Stored Procedures.
- Genereren van een logbestand na elke run om het proces te monitoren.
Meerwaarde
De geïmplementeerde automatisering heeft geleid tot:
- Een aanzienlijke reductie in de tijd die wordt besteed aan herhalende taken.
- Een foutenmarge die bijna tot nul is teruggebracht.
- De mogelijkheid voor backoffice personeel om zich te richten op andere belangrijke processen binnen de organisatie.
Een voorloper in het leveren van geïntegreerde logistieke en intermodale transportoplossingen. Met ons hoofdkantoor in Zeebrugge als spil in een netwerk dat zich uitstrekt over meer dan 35 Europese landen, hebben ze zichzelf gepositioneerd als een cruciale schakel in de supply chain.