Bedrijfsprocessen automatiseren: van handmatig naar slim
Wat kost het je als je mensen elke dag overtypen, opvolgen en doorsturen?
Herken je dit? Twee medewerkers zijn elke dag uren bezig met documenten overtypen, orders invoeren of goedkeuringen opvolgen. Je weet dat er iets met automatisering bestaat, maar je weet niet waar je begint, en je hebt geen IT-projectleider die het voltijds kan uitzoeken. Toch is processen automatiseren geen meerjarig IT-project, maar een stap-voor-stap aanpak met een werkend prototype in enkele weken, dat vroeg laat zien of het werkt.
Op deze pagina lees je wat bedrijfsprocessen automatiseren voor een kmo inhoudt: welke processen in aanmerking komen, wat procesautomatisering is, hoe een traject verloopt en wat het oplevert. We zeggen ook wanneer je beter wacht. Het bredere beeld staat in ons overzicht van robotic process automation. Hier beginnen we bij de vraag welke van je processen dat handwerk het meest kost.
Welke processen kosten je bedrijf het meest?
Handwerk hoopt zich op op plekken die je zelf kunt aanwijzen. Het zijn er vier: documentverwerking, goedkeuringsflows, rapportage en order- en klantcommunicatie.
Bij administratie automatiseren gaat het om dat werk: wat je mensen met de hand overtypen, opvolgen, samenvoegen en versturen. Ben je teamleider in operations, finance of logistiek, lees de lijst dan met je eigen team in gedachten.
1. Documentverwerking. Facturen, orders, offertes en contracten worden met de hand verwerkt. Denk aan een groothandel waar orders per mail en als pdf binnenkomen en de binnendienst ze met de hand in het ERP invoert. In onze ervaring levert overtypen met de hand fouten op. Facturen zijn een voorbeeld van dat werk; hoe je dat proces aanpakt, lees je bij accounts payable automatiseren.
2. Goedkeuringsflows. Aankopen, verlof en offertes gaan per mail langs meerdere mensen. In een productiebedrijf gaat een aankoopaanvraag langs de teamleider, de aankoper en de financieel directeur. Een aanvraag die per mail langs meerdere goedkeurders gaat, wacht als een van hen afwezig is tot die terug is, en in de mailthread zie je niet waar ze vastzit.
3. Rapportage. Een maandrapport dat met de hand uit meerdere systemen wordt samengevoegd, kan automatisch klaarstaan. De tijd zit in het samenvoegen, niet in het lezen van het rapport.
4. Order- en klantcommunicatie. Orderbevestigingen, statusupdates en factuuropvolging worden met de hand verstuurd.
Welke van die vier plekken bij jou knelt, kun je zelf aanwijzen. Vier signalen wijzen erop dat een proces in aanmerking komt:
– het loopt dagelijks op dezelfde manier;
– de input- en outputdocumenten zijn duidelijk;
– fouten zijn kostbaar of zichtbaar voor de klant;
– de medewerker vindt het zelf eentonig werk.
Het zijn aanwijzingen, geen voorwaarden, en ze garanderen niet dat automatisering slaagt. Herken je een proces in die signalen, dan rijst de vraag wat procesautomatisering met zo’n proces precies doet.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering betekent dat software herhaalde handelingen uitvoert volgens vaste regels, zodat je mensen die taken niet meer met de hand doen. Dat is de definitie die we op deze pagina gebruiken.
Wat die software doet, loopt van eenvoudig tot slim. Aan de eenvoudige kant staat een formulier dat automatisch een mail stuurt. Aan de andere kant staat intelligente automatisering: software die een pdf-factuur leest, de gegevens herkent en ze in je ERP zet. Een mens blijft nodig voor wat afwijkt en voor beslissingen.
Onderweg kom je afkortingen tegen. RPA, OCR, API’s en documentherkenning zijn middelen, geen doel. RPA doet het klik- en typwerk van een medewerker in je bestaande systemen. OCR zet de tekst op een scan of pdf om in tekst die software kan gebruiken. Een API laat twee systemen rechtstreeks gegevens uitwisselen. Documentherkenning haalt de juiste gegevens uit een document.
En de mensen die dat werk nu doen? Automatisering vervangt geen mensen; ze haalt mensen weg bij werk dat ze niet graag doen en dat fouten oplevert.
Weet je wat automatisering doet, dan blijft de vraag hoe je als kmo begint zonder meerjarig IT-project.
Hoe verloopt een automatiseringstraject bij een kmo?
Een traject loopt in vier fasen en laat vroeg zien of het werkt. De vier fasen zien er zo uit:
1. AI Discovery Session. Een traject start met een AI Discovery Session van een halve tot een volledige dag: welke processen in aanmerking komen, hoeveel tijd ze nu kosten en waar de fouten zitten. De uitkomst is een shortlist op impact en effort.
2. Scope en data. We kiezen samen één proces, bakenen het af en verzamelen de documenten en data waarmee we bouwen.
3. Werkend prototype. In enkele weken bouwen we een werkend prototype op een echte use case, met je eigen documenten. Daarna beslis je: verder, bijsturen of stoppen. Zo zie je of de automatisering werkt, voor je in de uitrol investeert.
4. Uitrol en borging. Daarna maken we de automatisering productierijp, integreren we ze met je ERP, boekhouding of CRM, en testen we ze. Je team leert ermee werken, en monitoring en onderhoud worden afgesproken.
Elke fase heeft haar eigen rollen. De AI Discovery Session loopt met de medewerker die het proces uitvoert en de proceseigenaar. Het prototype bouwen wij en de proceseigenaar test het. De uitrol doen wij met je IT-verantwoordelijke. De borging ligt bij je team.
Blijft de vraag wat die automatisering je oplevert, eens je team ermee werkt.
Wat levert procesautomatisering op?
De opbrengst zit in de handelingen die wegvallen. Deze sectie toont het mechanisme en belooft geen cijfer.
Tijd
De tijdwinst komt uit de handelingen die wegvallen: overtypen, opvolgen en samenvoegen. Hoeveel dat is, hangt af van het proces.
Bij documentverwerking valt het overtypen weg. Bij goedkeuringen valt het opvolgen weg: een goedkeuringsflow die automatisch doorstuurt, toont waar een aanvraag vastzit. En bij de maandrapportage valt het samenvoegen weg: een maandrapport dat met de hand uit meerdere systemen wordt samengevoegd, kan automatisch klaarstaan. De tijd zit in het samenvoegen, niet in het lezen van het rapport.
Wil je er een bedrag op plakken? Een jaarbedrag reken je zelf uit: de tijd per keer maal het aantal keren per jaar maal de kost van een uur. Dat bedrag is de waarde van de uren die het handwerk nu kost, geen cashbesparing.
Kwaliteit
Wie niet overtypt, typt niet mis: je krijgt minder invoerfouten.
Kwaliteit gaat ook over wie het proces kent. Een flow die in software vastligt, hangt minder af van de ene persoon die hem kent.
Schaalbaarheid
Met automatisering kan het verwerkte volume groeien zonder dat je team in dezelfde mate moet meegroeien, en seizoenspieken vragen minder tijdelijke krachten voor administratief werk.
Daar staat iets tegenover: automatisering heeft een kostprijs en een foutmarge. Dat brengt ons bij de vraag wanneer automatiseren weinig oplevert en je beter wacht.
Wanneer je beter nog niet automatiseert
Er zijn processen waarbij automatiseren de moeite niet loont. Een proces dat elke keer anders verloopt, zonder vaste input en output, of waar fouten weinig kosten, levert weinig op als je het automatiseert.
Hieronder staan de gevallen waarin processen automatiseren bedrijfseconomisch weinig oplevert, of waarin je beter eerst iets anders doet:
– Het proces heeft geen vast verloop. Dat is het geval hierboven: geen vaste input en output, of fouten die weinig kosten.
– Niemand kan het proces beschrijven. Een proces dat niemand kan beschrijven, leg je eerst vast voor je het automatiseert.
– De data is het knelpunt. Denk aan een dienstenbedrijf waar een controller voor het maandrapport cijfers uit meerdere systemen in Excel samenvoegt, en het rapport pas klaar is na de vergadering waarvoor het bedoeld was. Daar zit het knelpunt deels in de data, niet alleen in het handwerk. Is de data het knelpunt en niet het handwerk, dan begin je bij de data. Meer daarover vind je op onze pagina over data & AI.
– Het volume is klein. Bij een klein volume kan een klein team met een goede afspraak sneller zijn dan een automatiseringsproject.
Of jouw proces in aanmerking komt, kun je zelf nagaan.
Eerste stappen zonder ons
Je kunt morgen beginnen, zonder ons, met dezelfde vragen die we in een AI Discovery Session stellen: welk proces het is, hoeveel tijd het nu kost, waar de fouten zitten en of automatisering de juiste aanpak is. Vier stappen brengen je daar zelf:
1. Kies een proces. Gebruik de vier signalen uit het begin van deze pagina: een proces dat dagelijks op dezelfde manier loopt, met duidelijke input- en outputdocumenten, waar fouten kostbaar of zichtbaar voor de klant zijn en dat je medewerker zelf eentonig vindt.
2. Meet een week lang. Noteer hoeveel tijd het proces kost, hoeveel documenten of aanvragen erdoor gaan en waar het misloopt. Dat zijn dezelfde vragen als in de AI Discovery Session, alleen stel je ze zelf.
3. Beschrijf het proces op een pagina. Wie doet wat, met welk document, in welk systeem? Lukt dat niet, dan weet je dat je het proces eerst moet vastleggen.
4. Zet de drie gegevens naast elkaar. Tijd, volume en procesbeschrijving naast elkaar vormen de basis van een businesscase, met of zonder partner.
Met die drie gegevens heb je een opdracht voor morgen. Wat je nog wilt weten voor je die eerste stap zet, staat hieronder.
Veelgestelde vragen over procesautomatisering
Dit zijn de vragen die je nog hebt voor je een eerste proces kiest.
Is mijn bedrijf groot genoeg om processen te automatiseren?
Of automatiseren loont, hangt af van het proces: hoe vaak het terugkomt, hoe vast de input is en wat een fout kost. De vier signalen hierboven helpen je dat in te schatten. Een traject start met een AI Discovery Session van een halve tot een volledige dag, waarin we samen bekijken welke processen in aanmerking komen. Bij een klein volume kan een klein team met een goede afspraak sneller zijn dan een automatiseringsproject.
Moet ik eerst mijn systemen vervangen?
Wij werken met de systemen die je al hebt, zoals mail, ERP en boekhoudpakket. De automatisering komt als laag bovenop je bestaande systemen, en een systeem vervangen is geen voorwaarde om te starten.
Hoe snel zie ik resultaat?
In enkele weken heb je een werkend prototype op een echte use case. Haalt de automatisering de businesscase niet, dan weet je dat op dat moment, en beslis je: verder, bijsturen of stoppen. We geven geen garantie op het resultaat; het prototype is er om te achterhalen of het werkt.
Wat als het niet werkt?
Dan weet je het vroeg. In enkele weken heb je een werkend prototype op een echte use case; haalt de automatisering de businesscase niet, dan stop je daar. Het prototype laat zien of de automatisering werkt, voor je in de uitrol investeert. Wil je zelf beginnen, kies dan een proces en meet het een week lang.