Hoe touchless is je factuurproces? Zelftest in tien vragen

De zelftest in tien vragen

Deze test vraagt geen gegevens van je en geeft je geen getal terug: je telt zelf je punten op en leest bij je bereik wat het betekent.

Kies per vraag het antwoord dat bij je situatie past. Sommige vragen leg je beter voor aan wie het proces dagelijks doet.

1. Ken je je kost per factuur?
– Nee, die ken ik niet (0 punten)
– Deels: een schatting, of alleen de loonkost (1 punt)
– Ja, fully loaded, met de definitie erbij (2 punten)

2. Welk aandeel van je facturen komt gestructureerd binnen?
– Dat weet ik niet (0 punten)
– Ik heb een schatting (1 punt)
– Ik heb een gemeten aandeel (2 punten)

3. Welk aandeel van je facturen heeft een bestelbon?
– Dat weet ik niet (0 punten)
– Ik heb een schatting (1 punt)
– Ik heb een gemeten aandeel (2 punten)

4. Hoe match je een factuur met de bestelbon?
– Er is geen vaste match, of ik weet het niet (0 punten)
– Op het totaal (1 punt)
– Op regelniveau (2 punten)

5. Staat er naast je tolerantiepercentage een absolute grens?
– Er is geen tolerantie ingesteld, of ik weet het niet (0 punten)
– Alleen een percentage (1 punt)
– Een percentage en een absolute grens (2 punten)

6. Hoeveel van je facturen van vorige maand zijn geboekt zonder dat iemand ze geopend heeft?
– Dat weet ik niet (0 punten)
– Ik heb een schatting (1 punt)
– Ik heb een gemeten aandeel (2 punten)

7. Hoe lang duurt een goedkeuring bij jou gemiddeld?
– Dat weet ik niet (0 punten)
– Ik heb een schatting (1 punt)
– Ik meet het per factuur (2 punten)

8. Heb je een lijst van je uitzonderingstypes, met een eigenaar per type?
– Er is geen lijst (0 punten)
– Er is een lijst, zonder eigenaar per type (1 punt)
– Er is een lijst, met een eigenaar per type (2 punten)

9. Wat gebeurt er met een correctie die terugkomt?
– We lossen ze telkens opnieuw op (0 punten)
– Voor een deel van de types is er een regel (1 punt)
– Ze wordt een regel (2 punten)

10. Kun je voor één factuur in vijf minuten aantonen wie wat wanneer besliste?
– Dat lukt niet (0 punten)
– Dat lukt, maar het duurt langer dan vijf minuten (1 punt)
– Dat lukt binnen vijf minuten (2 punten)

Tel je punten op. Wat dat totaal over je factuurproces zegt, lees je in het bereik waarin je uitkomt.

Wat je score betekent

Per bereik krijg je een uitleg en één eerste stap die je ook zonder JUVO kunt zetten. Bron: Ardent Partners, AP Metrics that Matter in 2025, februari 2025, een websurvey bij 212 AP- en finance-verantwoordelijken.

0 tot 5 punten: je meet nog niet

Ken je je cijfers niet, dan is dat je uitslag. Wie zonder nulmeting aan automatiseren begint, kan achteraf niet aantonen wat het opleverde. Hoe wij accounts payable automatiseren lees je op een aparte pagina. Je eerste stap is een nulmeting, geen automatisering.

6 tot 10 punten: je keten werkt en je kent je cijfers deels

De grootste winst zit vermoedelijk in toleranties en uitzonderingen, en veel daarvan is instelwerk in wat je al hebt. Over toleranties en matchen op regelniveau, over wat een uitzondering je werkelijk kost en over wat wij in accounts payable automatiseren, lees je hier. Je eerste stap: loop je toleranties en je uitzonderingstypes na in wat je al hebt.

11 tot 15 punten: je facturen met bestelbon lopen, die zonder niet

Je facturen met een bestelbon lopen, die zonder niet. Facturen zonder bestelbon kunnen niet via de match met een bestelbon lopen en vormen een eigen stroom. Hoe groot die stroom is, verschilt per bedrijf. In de projecten die we zien komt dat patroon terug, en in die projecten levert accounts payable automatiseren winst op. Je eerste stap: breng de facturen zonder bestelbon in kaart, met wie ze goedkeurt.

16 tot 20 punten: automatiseren levert hier weinig op

Automatiseren levert hier weinig op. Een hoge score zegt niets over waar je staat tegenover de best presterende groep. Dat tonen alleen je vier cijfers naast de tabel. In België is e-reporting van factuurgegevens gepland voor 2028, ook voor de ontvanger van de factuur. Kijk naar intercompany of inkoop, of naar je rapportage met het oog op e-reporting, of laat het zoals het is.

Welke uitslag je ook hebt: hoe zorg je ervoor dat je volgende meting met deze vergelijkbaar is?

Wat je met je score doet

Je nulmeting is van jou, niet van een leverancier, en ze begint bij de definitie. Wie zonder nulmeting aan automatiseren begint, kan achteraf niet aantonen wat het opleverde. Schrijf de definitie op voordat je het cijfer opschrijft, anders meet je later iets anders. Drie stappen:

1. Leg de vier cijfers vast met hun definitie. Wil je je kost per factuur berekenen, reken ze dan zo uit: tel de kosten van personeel, licenties, overhead en uitbesteding op over één periode, en deel dat door het aantal facturen in diezelfde periode. Schrijf erbij welke onderdelen je meetelde, want Ardent noemt onder meer salarissen, voordelen, technologie en overhead. In onze ervaring staat de kost per factuur zelden in één rapport: het personeel zit meestal in de loonlijst, de licenties bij IT en de uitbesteding bij inkoop.

2. Zet er een datum bij. Zo weet je later van wanneer je nulmeting is.

3. Meet over zes maanden opnieuw, volgens exact dezelfde definitie.

Blijft er na je score nog twijfel over, dan vind je hieronder het antwoord op drie vragen.

Veelgestelde vragen

Dit zijn de drie vragen die na de score overblijven.

Wat als je je cijfers niet kent?

Ken je je cijfers niet, dan is dat je uitslag. Je eerste stap is dan een nulmeting, geen automatisering.

Geldt deze benchmark ook voor een kmo met tweehonderd facturen per maand?

Voor een Belgische kmo zijn de verhoudingen tussen het gemiddelde en de best presterende groep bruikbaarder dan de bedragen, omdat de steekproef overwegend Noord-Amerikaans is. De loonkost per voltijdse medewerker is voor een kmo een betere ingang dan een bedrag per factuur.

Moet je de test opnieuw doen na een project?

Ja, doe de test na een project opnieuw, met exact dezelfde definitie als de eerste keer. Zo zijn je twee metingen vergelijkbaar.