Wat laat je factuurcontrole ongezien passeren als ze alleen het factuurtotaal naast het bestelbontotaal legt? Misschien herken je de instelling: bestaat het leverbonnummer en klopt het totaal, dan gaat de factuur door, en de regels eronder komen niet meer aan bod. Een controle op het totaal laat verschillen passeren die elkaar op het totaal opheffen: het totaal klopt, de regels niet. Controleer je het totaal, dan weet je dat de som klopt, niet dat de factuur klopt. Je instelling was geen nalatigheid.
Deze pagina over 3-way matching facturen geeft je wat je morgen in je eigen instellingen kunt nakijken: header of regelniveau, tegen hoeveel documenten je een factuur legt, en hoe je toleranties staan. Een gestructureerde e-factuur levert de factuurgegevens gestructureerd aan, maar vergelijkt ze niet zelf met bestelbon of ontvangst. Dat matchen blijft een aparte stap. Meer daarover lees je in wat gestructureerde facturen wel en niet oplossen. Eerst de andere kant: wat kun je vaststellen over matchen op het totaal?
Wat op het totaal matchen wel goed doet
In de AP-omgevingen die wij zien, matchen veel tools en ERP-instellingen het factuurtotaal tegen het bestelbontotaal en niet regel per regel. Op het totaal matchen is sneller in te richten. Het werkt in de ERP’s die we tegenkomen meestal zonder maatwerk. En bij een factuur zonder regelverschillen geeft matchen op het totaal hetzelfde resultaat als matchen op regelniveau. Dat zijn losse vaststellingen, geen verklaring voor hoe organisaties hun matching instelden.
Wat betekent dat voor jou? Je instelling was geen nalatigheid. Het verschil met regelniveau ontstaat pas bij een factuur waarop regels verschillen. Op het totaal matchen is een ontwerpkeuze met een gevolg: verschillen die elkaar opheffen, passeren ongezien. Wat gebeurt er nu met een factuur waarop de regels wel verschillen?
Wat er ongezien passeert
Neem als voorbeeld, en niet als klantcase, een factuur en een bestelbon van € 10.000. Op regel 1 is € 500 te veel gefactureerd, op regel 2 € 500 te weinig, en regel 3 klopt. Het verschil op het totaal is € 0.
| Regel | Factuur | Bestelbon | Verschil |
| Regel 1 | € 4500 | € 400 | + € 500 |
| Regel 2 | € 3000 | € 3500 | – € 500 |
| Regel 3 | € 2500 | € 2500 | € 0 |
| Totaal | € 10000 | € 10000 | € 0 |
Een controle op het totaal laat verschillen passeren die elkaar op het totaal opheffen: in dit voorbeeld klopt het totaal, en de regels niet. Ga je de factuur controleren op regelniveau, dan zie je regel 1 en regel 2 naast hun bestelbonregel staan. Het voorbeeld zegt niets over hoe vaak dit gebeurt.
In de AP-omgevingen die wij zien komen verschillen op regelniveau die elkaar op het totaal opheffen voor als verkeerde artikelen, prijsafspraken die op één regel niet gevolgd zijn, en over-facturatie die achter een deellevering verstopt zit. Bij een verkeerd artikel staat op de factuurregel iets anders dan wat je bestelde. Bij een prijsafspraak die niet gevolgd is, wijkt de prijs op die ene regel af van wat je afsprak. Bij over-facturatie achter een deellevering staat er op een regel meer gefactureerd dan er geleverd is. Waartegen controleer je een factuurregel dan: alleen tegen de bestelbon, of ook tegen de ontvangst en de keuring?
Twee, drie of vier keer matchen: wat je waar controleert
Hoeveel documenten je tegen een factuur legt, hangt af van de aard van de aankoop en niet van één globale instelling. Bij een softwarelicentie is er geen fysieke goederenontvangst. Per niveau lees je hieronder voor welke aankopen het past en wat het vangt.
2-way matching: factuur tegen bestelbon
2-way matching legt de factuur naast de bestelbon. Het past bij aankopen zonder fysieke ontvangst, zoals diensten, abonnementen, licenties en raamcontracten. Er is dan geen ontvangst om de factuur tegen te leggen.
Vangt: verschillen in prijs en, afhankelijk van je systeem, ook in hoeveelheid tegenover de bestelling.
3-way matching: de ontvangst erbij
3-way matching voegt de goederenontvangst toe. Het past bij goederen. Voor een kmo die goederen aankoopt, is 3-way matching de basiscontrole op die aankopen: je gaat na of je betaalt voor wat besteld én ontvangen is. Dat is een praktische afweging voor een kmo die goederen aankoopt.
Vangt: daarbovenop facturatie van wat niet (volledig) ontvangen is.
4-way matching: als de keuring telt
4-way matching voegt de keuring toe. Het past waar pas de keuring telt, zoals productie, farma, voeding en bouw. Die sectoren zijn voorbeelden. Een levering die binnen is, is in die situatie nog niet goedgekeurd.
Vangt: daarbovenop betaling voor goederen die ontvangen maar afgekeurd zijn.
Alleen: per regel vergelijken kan pas als je weet welke factuurregel bij welke bestelbonregel hoort.
Regelkoppeling: de leverancier gebruikt jouw woorden niet
Daar ligt het bezwaar: matchen op regelniveau lukt niet als de leverancier een andere omschrijving gebruikt dan de inkoper. Voor een koppeling op exacte tekst klopt dat. De omschrijving van de leverancier is niet noodzakelijk die van de inkoper. Dan lukt een koppeling op exacte tekst niet.
Een voorbeeld: de bestelbon zegt “Kopieerpapier A4 80 g/m²” en de factuur “Papier wit A4 80gr 500 vel”. In dit voorbeeld bedoelen beide hetzelfde artikel: A4-papier van 80 gram. Wil je een factuur matchen met bestelbon en ontvangst, dan helpt een vergelijking van letter tot letter je hier niet verder. Om op regelniveau te matchen, koppel je factuurregels aan bestelbonregels op betekenis in plaats van op exacte tekst. Wat niet op de bestelbon staat, signaleer je, en forceer je niet aan een regel.
Voor wie de applicatie beheert: koppelen en vergelijken zijn twee aparte stappen: eerst koppel je elke factuurregel aan een bestelbonregel, daarna vergelijk je hoeveelheid en prijs per paar. In onze ervaring is AI nodig voor de koppeling op betekenis, en niet voor de rest van de matching. Een matchpercentage noemen we hier niet. Meer over onze aanpak lees je bij procesautomatisering bij JUVO. Wanneer is een verschil tussen twee gekoppelde regels dan groot genoeg om de factuur tegen te houden?
Toleranties: waar de stille winst zit
Dat beslist de tolerantie: zij bepaalt welk verschil tussen gekoppelde regels een uitzondering wordt. Lopen je aankopen in bedrag of aard uiteen, dan staat één globale tolerantie voor sommige categorieën te ruim en voor andere te streng. Voor je toleranties factuurcontrole gelden vier principes.
1. Percentage én absolute grens. Een tolerantie hoort een percentage én een absolute grens te hebben. Een rekenvoorbeeld zonder absolute grens: een tolerantie van 2% op een order van € 1.000.000 laat € 20.000 verschil door.
2. Asymmetrisch. Stel je tolerantie asymmetrisch in: ruim wanneer de leverancier minder factureert dan besteld, strak in de andere richting.
3. Gesegmenteerd. Segmenteer je toleranties per categorie en bedragsklasse, in plaats van één globale tolerantie voor uiteenlopende aankopen.
4. Kleine verschillen afboeken. Boek kleine verschillen automatisch af. Wat er na een uitzondering gebeurt, valt buiten deze pagina; daarvoor lees je wat een uitzondering je werkelijk kost.
Twee van de vier principes, principe 1 en principe 4, zijn instelwerk in je bestaande systeem, voor zover dat ze toelaat, en halen zonder aankoop een deel van de uitzonderingen weg. Rest de vraag in welke situaties regelniveau en dit instelwerk niet de moeite zijn.
Wanneer matchen op regelniveau niet de moeite is
Matchen op regelniveau is niet overal de moeite. Er zijn drie situaties waarin het dat niet is.
- Zonder regels op je bestelbonnen bestaat regelniveau niet. Header-matching, matchen op het totaal, is alleen zinvol waar er geen regels op de bestelbon staan.
- Bij bijna uitsluitend diensten op raamcontract zit het risico in de prijsafspraak en niet in de regels.
- Zonder geregistreerde goederenontvangsten is 3-way matching schijnzekerheid, en begin je bij inkoop. Hoe ga je morgen na in welke van die situaties je zelf zit?
Eerste stappen zonder ons
Hoe je matching er vandaag voor staat, kun je zonder ons en zonder aankoop nagaan. Begin met deze stappen.
- Kijk je tolerantie na. Zoek in je ERP op welke tolerantie er vandaag staat, en of er naast het percentage een absolute grens staat.
- Neem een steekproef. Kijk tien afgekeurde en tien goedgekeurde facturen van vorige maand met de hand na op regelniveau. Dat kost naar onze eigen schatting ongeveer een uur, afhankelijk van het aantal regels per factuur. Je krijgt er een eerste bruikbaar antwoord mee.
Wat je daar vindt, is een eerste antwoord: je businesscase of je gemoedsrust, geen definitief oordeel. Wat overblijft, zijn de vragen wat je ERP al kan, of je meer uitzonderingen krijgt en of je AI nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Dit zijn de drie bezwaren die na de eerste stappen overblijven.
Kan mijn ERP al op regelniveau matchen?
In de ERP’s die we tegenkomen kun je regelniveau vaak deels bereiken via de tolerantie-instellingen. Wat er bij jou vandaag staat, zie je in de eerste stap hierboven.
Krijg ik door matchen op regelniveau meer uitzonderingen?
Matchen op regelniveau kan op korte termijn het aantal uitzonderingen verhogen. Daarom horen toleranties en afboekregels erbij, zoals de vier principes hierboven.
Heb ik AI nodig om op regelniveau te matchen?
In onze ervaring is AI nodig voor de koppeling op betekenis, en niet voor de rest van de matching. Hoeveelheid en prijs per paar vergelijken vraagt geen AI. Hoe dat past in de hele factuurstroom, lees je in hoe wij accounts payable automatiseren.
Wil je weten wat je matching laat passeren?
Begin bij je factuurproces en zie wat automatisering daar oplevert.