Dat ligt niet aan je project, want dat deed wat het moest doen. Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige bedrijven in België hun B2B-facturen onderling gestructureerd uitwisselen. Peppol is daarbij het uitgangspunt: een ander formaat kan alleen als beide partijen daarmee instemmen. Voor 2028 is een tweede stap gepland: bijna-realtime rapportering van factuurgegevens aan de fiscus.
Hier lees je wat Peppol uit je factuurverwerking haalt, welke vier stappen blijven, wat een factuur verwerken in totaal kost, en hoe je zelf meet waar je staat. Het is één stuk van wat wij in accounts payable automatiseren, binnen procesautomatisering bij JUVO. Dus eerst: wat heeft Peppol dan wél opgelost?
Wat Peppol wél voor je oplost
Begin bij het kanaal, want daar zit echte winst. Op het Peppol-netwerk loopt een factuur via erkende toegangspunten, en het netwerk is zo beveiligd dat de herkomst en de inhoud van de factuur onderweg gewaarborgd zijn. Dat geeft je meteen een eerste controle op wie de factuur stuurt. Fraude sluit het niet uit: of de factuur klopt met wat je bestelde, controleert het netwerk niet.
Ook het formaat werkt voor je. Wat via Peppol binnenkomt, volgt de Europese norm EN 16931. De velden van een Peppol-factuur komen als data binnen, in één vast formaat. Wat in die velden staat, hoeft niemand nog te lezen of over te typen, en je hebt geen sjabloon per leverancierslayout nodig zoals bij tekstherkenning op pdf.
Het kanaal en de velden zijn dus geregeld, en dat telt. Waar gaat de tijd van je team dan nog naartoe?
Waar je factuur daarna nog langs moet
Voor de velden in de gestructureerde factuur neemt Peppol het overtypen weg. Daarna volgen nog vier stappen, en voor elk ervan is vandaag een rol in je team verantwoordelijk.
Matchen tegen bestelbon en ontvangst
De AP-medewerker legt de factuur naast de bestelbon en de ontvangst: kloppen prijs, hoeveelheid en artikel? Wat per regel vergelijken verandert, lees je in matchen op regelniveau in plaats van op het totaal. Zolang de match niet rond is, blijft de factuur liggen.
Coderen
Daarna kiest de boekhouder grootboekrekening, kostenplaats en btw-code. Een bestelbon kan een deel daarvan aanreiken, zonder bestelbon bepaalt hij het zelf. In de AP-trajecten die wij zien, vraagt een factuur zonder bestelbon meer handwerk dan een factuur met bestelbon. Tot de codering klopt, wacht de factuur op hem.
Laten goedkeuren
Dan geeft de budgethouder akkoord, naast zijn eigen werk. Tot hij eraan toekomt, wacht de factuur in zijn inbox, en zonder zijn akkoord plant AP geen betaling. De leverancier wacht dus mee.
Oplossen wat afwijkt
Klopt er iets niet, dan zoeken de AP-medewerker, de aankoper en de leverancier samen uit wat er misliep. Er kan een creditnota volgen. Wat zo’n afwijking weegt, lees je in wat een uitzondering je werkelijk kost. Tot ze het eens zijn, staat de factuur open en betaalt AP ze niet.
Draai jij het AP-proces dagelijks, dan herken je jezelf in die laatste stap: werk dat in geen procedure past en toch op jouw bord belandt. Stuur de rest van deze pagina gerust door naar wie over het budget beslist.
Waarom worden die vier stappen niet vanzelf lichter nu de data gestructureerd binnenkomt?
Waarom het gestructureerde formaat het probleem verschuift in plaats van oplost
Gestructureerde data maakt de velden zeker, niet de inhoud. Zo bouwen wij het: een veld dat via Peppol binnenkomt, geldt als zeker en wordt niet overschreven. Het veld is dus juist gelezen. Klopt er toch iets niet, dan verschuift de fout van lezen naar betekenis: de prijs, de hoeveelheid of het bestelbonnummer wijkt af van wat je bestelde. Die fout wordt zichtbaar, niet kleiner. Een factuur die formeel correct is, is nog geen factuur die je zonder kijken kunt boeken.
En Peppol is niet je enige kanaal. Niet elke leverancier moet gestructureerd factureren. Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, en onder meer bedrijven die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten en btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn, hoeven geen gestructureerde facturen te versturen.
De ontvangstplicht is breder dan de verzendplicht: ook wie alleen aan particulieren factureert, moet de gestructureerde facturen van zijn Belgische leveranciers kunnen ontvangen. In de trajecten die wij zien, blijven er leveranciers die buiten Peppol factureren. En je historiek blijft: facturen die vóór 2026 werden uitgereikt, hoefden niet gestructureerd te zijn.
Je inbox blijft dus gemengd. Wat kost een factuur verwerken dan in totaal, volgens internationaal onderzoek?
Wat een factuur verwerken kost, gemiddeld en bij de best presterende groep
Ardent Partners bevroeg voor AP Metrics that Matter in 2025 (uitgave gesponsord door Pagero) 212 AP- en finance-verantwoordelijken: gemiddeld kost een verwerkte factuur omgerekend ongeveer € 8,37 (9,40 dollar), tegenover ongeveer € 2,48 (2,78 dollar) bij de best presterende groep. Indicatief, omgerekend tegen de ECB-referentiekoers van 2 oktober 2026 (1 euro = 1,1225 dollar).
Ardent Partners rekent tot de best presterende groep de 20% bedrijven met de laagste gemiddelde kost per factuur en de kortste gemiddelde doorlooptijd. De steekproef is internationaal: 59% van de respondenten zit in Noord-Amerika en 53% werkt bij een bedrijf met meer dan 1 miljard dollar omzet (ongeveer 891 miljoen euro tegen de ECB-koers van 2 oktober 2026), dus de bedragen zijn een indicatie en geen Belgische norm.
| Kengetal | Gemiddeld | Best presterende groep |
|---|---|---|
| Kost per verwerkte factuur | ong. € 8,37 (9,40 dollar) | ong. € 2,48 (2,78 dollar) |
| Doorlooptijd per factuur | 9,2 dagen | 3,1 dagen |
| Facturen die doorgaan, zonder dat iemand ze aanraakt | 32,6% | 49,2% |
| Facturen die een uitzondering worden | 14% | 9% |
Ook over de vierde stap zegt de studie iets. Volgens Ardent Partners staan uitzonderingen op facturen voor het eerst in de negentien jaar van deze jaarlijkse studie bovenaan de lijst van uitdagingen: 53% van dezelfde 212 ondervraagden rekent ze tot hun grootste uitdagingen.
Wat staat er nog gepland?
Gepland voor 2028: e-reporting van factuurgegevens
De huidige verplichting regelt hoe facturen tussen bedrijven reizen. Voor 2028 is een tweede stap gepland: bijna-realtime rapportering van factuurgegevens aan de fiscus. Hoe die rapportering technisch verloopt en welke gegevens erin moeten, ligt nog niet vast. Wie zijn factuurverwerking nu op orde brengt, hoeft dat niet meer te doen terwijl die nieuwe regels ingaan.
Dat maakt het nog niet voor elk bedrijf het juiste moment om te beginnen.
Wanneer je hier beter níet aan begint
In drie situaties raden wij je af om nu aan je factuurverwerking te beginnen.
De eerste is volume. In onze projecten zien we dat de businesscase onder een paar honderd facturen per maand niet rondkomt. Zit je daaronder, dan zeggen wij je dat ook.
De tweede is een inkoop zonder bestelbonnen. Wie geen bestelbonnen registreert, heeft niets om de factuur tegen te matchen. Dan ligt de eerste stap bij inkoop en niet bij AP.
De derde is een ERP-migratie die binnen drie maanden live gaat, of een nieuw ERP dat het probleem zelf oplost. Dan wacht je beter. In andere gevallen hoef je niet te wachten: de agents werken bovenop je ERP, en bij de go-live wissel je de bron, niet de agent.
Hoe weet je aan welke kant van die grenzen je staat?
Eerste stappen zonder ons
Daarvoor heb je geen partner nodig, wel een nulmeting van vier getallen die de AP-verantwoordelijke, of wie het proces dagelijks draait, zelf verzamelt:
1. Tel de facturen van één gewone maand. Dat is je volume, te toetsen aan de grens hierboven.
2. Splits ze in facturen met en zonder bestelbon. Zo zie je hoeveel facturen de boekhouder zonder houvast codeert.
3. Tel hoeveel facturen geboekt zijn zonder dat iemand ze opende. Leg dat naast de rij touchless in de tabel.
4. Tel de uitzonderingen, per type. Leg het totaal naast de rij uitzonderingen en kijk welk type bovenaan staat.
In onze projecten zien we dat die nulmeting ongeveer een dag werk is voor iemand die het proces kent. Wil je verder gaan, doe dan de zelftest voor je factuurproces. Weet je die vier getallen niet, dan is dat je eerste opdracht en niet je eerste project.
Met die vier getallen in de hand blijven er nog drie vragen over.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn Peppol-provider vervangen?
Nee. Zo bouwen wij het: de verwerking komt achter je bestaande Peppol-ontvangst, en je Peppol-provider blijft. Die koppeling zelf is wel werk.
Verlies ik controle als een agent uitzonderingen oplost?
Nee, als de waarborgen kloppen. Zo bouwen wij het: de agent stelt voor, een mens beslist over alles wat buiten de regels valt, en elke beslissing is achteraf terug te vinden. Een agent is een middel met een kostprijs en een foutmarge, geen oplossing op zich.
Geldt dit ook als ik weinig bestelbonnen gebruik?
Ja, dan des te meer. Zonder bestelbon verschuift het handwerk van matchen naar coderen en goedkeuren. In de AP-trajecten die wij zien, vraagt een factuur zonder bestelbon meer handwerk dan een factuur met bestelbon. Registreer je helemaal geen bestelbonnen, dan begin je bij inkoop. Waar het bij jou zit, bekijken we in een gesprek over je eigen AP-cijfers.
Waar zit in je processen nog handwerk?
Facturen zijn één proces. Kijk hoe wij samen met je bepalen welke stappen je automatiseert en welke je beter met de hand houdt.