Welk aandeel van je inkomende facturen loopt vandaag zonder menselijke tussenkomst tot een voorstel in je ERP? Wie accounts payable automatiseren wil, krijgt van ons één keten: wat binnenkomt, gaat door die keten en komt als boekingsvoorstel in je ERP, en daar stopt ze. Wat klopt, gaat door; wat niet klopt, komt in een werkbak met de reden erbij.
Wat gebeurt er dan precies tussen ontvangst en boekingsvoorstel?
Wat we voor je automatiseren
Factuurverwerking automatiseren gaat bij ons over de hele keten, van ontvangst tot boekingsvoorstel, en die keten begint met één datamodel, langs welk kanaal een factuur ook binnenkomt. Wat via Peppol binnenkomt, volgt de Europese norm EN 16931. Wat via e-mail, PDF of scan binnenkomt, brengen wij naar hetzelfde datamodel als Peppol, zodat er verderop geen aparte regels per kanaal nodig zijn.
Vanaf dat datamodel loopt de factuur door de keten. Elke stap in de keten neemt één beslissing en laat zien waarom, met een score en de reden; je kan altijd nazien waarom een factuur doorging of stopte. Aan het einde gaat het boekingsvoorstel via de standaard factuurimport het ERP in; het ERP blijft het systeem waarin geboekt en betaald wordt.
Wij stellen voor, jij keurt goed. Je ERP boekt en betaalt. Als ontwerpkeuze boekt de agent niet, betaalt hij niet, keurt hij niet goed en raakt hij de leveranciersgegevens niet aan.
En de teamlead die je AP-team draaiende houdt? De werkbak toont hem alleen wat een regel breekt, met de reden erbij. Corrigeren gaat sneller dan overtypen.
Waarom blijft er vandaag dan nog handwerk over, als je facturen al herkend worden?
Waar het vandaag vastloopt
Het handwerk dat overblijft, is structuur en geen slordigheid. In accounts payable ligt veel vast: het formaat van een Peppol-factuur en de btw-regels. Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige bedrijven in België hun B2B-facturen gestructureerd uitwisselen, met Peppol als uitgangspunt. Toch kan een afwijking, zoals een ontbrekende bestelbon, een prijs die net niet klopt of een goedkeurder op vakantie, bij iemand van je team terechtkomen.
Volgens Ardent Partners (AP Metrics that Matter in 2025) rekent 53% van de ondervraagde AP- en finance-verantwoordelijken uitzonderingen op facturen tot hun grootste uitdagingen. Dat is een indicatief cijfer en geen Belgische meting.
Herkennen is nog geen afhandelen. Wij zien de winst niet in sneller typen, maar in het aandeel facturen dat geen mens hoeft te zien, en in hoe snel de rest wordt opgelost. Langs die maatstaf verplaatst een tool die afwijkingen detecteert en in een wachtrij zet, het werk en lost ze niets op.
Welke controle heeft een factuur dan nodig, met en zonder bestelbon?
Met of zonder bestelbon: twee routes, één keten
Een factuur met een bestelbon en een factuur zonder bestelbon vragen een andere controle.
Facturen met een bestelbon
Bij een factuur met bestelbon gaan wij matchen op regelniveau: wij leggen de factuur op regelniveau naast de bestelbon en de ontvangst. Zo vangen we een verschil in prijs of hoeveelheid dat op het totaal wegvalt.
Facturen zonder bestelbon
Zonder bestelbon zit de controle in de codering en de goedkeuringsflow. Wij stellen de codering voor uit eerdere boekingen, en de factuur gaat naar wie de goedkeuringsflow aanwijst.
Twee routes, één keten: wat leveren ze samen op?
Wat het oplevert
Wat het oplevert, meten we in vier grootheden, en geen ervan staat hier zonder definitie. Voor de kost per verwerkte factuur en voor het aandeel touchless spreken we de doelwaarde bij de nulmeting samen met je af.
Kost per verwerkte factuur. Ardent Partners meet in AP Metrics that Matter in 2025 een kost van 2,78 dollar per verwerkte factuur bij de best presterende groep, tegenover gemiddeld 9,40 dollar; bedragen in dollar, zoals gepubliceerd, en fully loaded. Ardent Partners rekent tot de best presterende groep de 20% bedrijven met de laagste gemiddelde kost per factuur en de kortste gemiddelde doorlooptijd. Lees die cijfers met hun grens: de steekproef is overwegend Noord-Amerikaans (59% van de ondervraagden), en 53% werkt bij een groot bedrijf, met een omzet boven 1 miljard dollar. Bij ons is de kost per verwerkte factuur een doelwaarde die we bij de nulmeting samen afspreken, gemeten over alle inkomende facturen in de periode, inclusief licenties, infrastructuur en beheer.
Doorlooptijd. Dezelfde meting geeft 3,1 dagen per factuur bij de best presterende groep tegenover gemiddeld 9,2 dagen, met dezelfde grens van de steekproef. Wij meten zelf de doorlooptijd van ontvangst tot finale goedkeuring. Dat is een meetafspraak, geen doelwaarde.
Aandeel touchless. Het aandeel touchless, apart voor facturen met en zonder bestelbon, is een doelwaarde die we bij de nulmeting samen afspreken. Touchless betekent dat een factuur zonder menselijke tussenkomst tot een voorstel in het ERP loopt, waar het ERP boekt. Zo lezen wij facturen automatisch boeken: het voorstel komt zonder mens in het ERP, en het ERP boekt.
Autonoom opgeloste uitzonderingen. Bij deze grootheid hoort geen doelwaarde, wel een afgesproken definitie. Het deel uitzonderingen dat zonder mens opgelost raakt, spreken we bij de nulmeting af: welke gevallen meetellen, wat “opgelost” betekent en over welke periode.
Wie zegt “dit hebben we al eens geprobeerd”, krijgt van ons geen belofte maar een meetregel. De nulmeting volgt dezelfde definitie als de meting achteraf, anders meet je een verbetering die er niet is.
Blijft de vraag of dit voor jouw situatie opgaat.
Voor wie dit niet is
In drie situaties past deze aanpak niet, of nog niet.
Verwerk je weinig facturen? Onder een bepaald aantal facturen per maand verdient dit zich niet terug, en dan zeggen we dat.
Registreer je geen bestelbonnen, dan begin je bij de stamdata en niet bij AI.
Heb je een ERP-migratie gepland, dan hoef je daar niet op te wachten: de agents werken bovenop je ERP, en bij de go-live wissel je de bron, niet de agent. Wachten is alleen verstandig als de go-live binnen drie maanden valt, of als het nieuwe ERP het probleem zelf oplost. Voor de livegang draait de keten mee in de schaduw van het huidige proces, op de echte facturen, zonder dat er iets geboekt wordt: dat is de shadow run.
Past je situatie wel, hoe begin je dan?
Hoe we starten
Ons traject voor ap automation begint met een AI Discovery Session van een halve tot een volledige dag; de uitkomst is een shortlist op impact en effort, in die volgorde. Na de AI Discovery Session bouwen we in enkele weken een werkend prototype op je eigen facturen. Daarna beslis je: verder, bijsturen of stoppen. Wat werkt, schalen we op.
Wil je je cijfers eerst zelf inschatten, dan kan dat met de zelftest. Een online gesprek van twintig tot dertig minuten volstaat om te zien waar AI voor jou rendeert.
Waar draait deze aanpak vandaag al?
Waar deze keten vandaag al draait
Dezelfde aanpak draait vandaag in meerdere implementaties bij klanten, in finance, klantendienst en logistiek. In een eerder project van ons team ging de afstemming van leveranciersafschriften van een team van vijf mensen naar minder dan twee uur werk per week. In een ander project van ons team ging orderverwerking van acht voltijdse medewerkers naar minder dan één. Het zijn andere documentstromen dan facturen, met dezelfde controlelogica.
Ken je je eigen AP-cijfers, of schat je ze?
Een online gesprek van twintig tot dertig minuten volstaat om te zien waar AI voor jou rendeert.